Liikeviestinnän tyypit ja päävaiheet

Liikeviestintä on olennainen osa nyky-yhteiskunnan elämää. Joka päivä töissä tietyn aseman omaavat ja tietyssä asemassa olevat ihmiset turvautuvat sen erilaisiin tyyppeihin ja noudattavat tiukasti julkisia ja yksityisiä liikeetiketin sääntöjä. Oikein jäsennelty liikeviestintä johtaa jopa aloittelevan johtajan onnistuneeseen tavoitteen saavuttamiseen.

Yritysviestinnän käsitteen takana on eräänlainen viestintä, jonka tarkoituksena ei ole itse neuvotteluprosessi, vaan tietyn ongelman ratkaisu tai tietyn tavoitteen saavuttaminen, joka on kaikkia keskusteluun osallistujia sitova ja sen ulkopuolella. itse viestintäprosessi.

Tämäntyyppinen viestintä eroaa muista tyypeistä seuraavien olosuhteiden vuoksi:

• tarkoituksen, motiivin tai toiminnan tulisi olla yhteinen kaikille keskustelukumppaneille;
• neuvottelijat ovat yhteisessä aika-avaruusvälissä: liikeviestintää voi tapahtua missä tahansa organisaatiossa, ryhmässä tai tiimissä;
• kaikki tämän prosessin osallistujat ovat yhteydessä toisiinsa, sosiaaliset roolit ovat selkeästi jakautuneet heidän välillään ja viestintähierarkia rakennetaan;
• Tässä yhteydessä viestinnässä on tiukat säännöt, joita kaikkien osallistujien on noudatettava asemasta riippumatta: työympäristön käyttäytymisnormit ovat liikeetikettiä.

Liiketoiminnan etiketin perussäännöt sisältävät seuraavat:

• Liikekeskusteluhenkilöiden pitäisi noudattaa tiettyä viestintätyyliä, muotoilla ajatuksensa selkeästi ja ytimekkäästi, antaa painavia argumentteja näkemyksensä puolesta ja osata kuunnella ja kuulla keskustelukumppania. Tämä auttaa sinua käymään tuottavan keskustelun ilman turhaa aikaa liikemiehiltä.
• Tällaisella viestinnällä keskusteluun osallistujat tulee olla mahdollisimman kohtelias... Liiketapaamiset tavoittelevat jonkinlaista hyötyä, joten joskus joudut kommunikoimaan ei kovin miellyttävien ihmisten kanssa.
• Ymmärrettävät sanat ja yksinkertaiset lauseet ovat ominaisia ​​tälle tyylille. Monimutkaisilla termeillä ja vierailla sanoilla ilmaistuna voit johtaa henkilöä harhaan tai jopa loukata häntä. Tämä puolestaan ​​häiritsee asetetun tavoitteen saavuttamista.

Liikeviestinnässä on kolme päätoimintoa, joilla on erilaiset lopulliset tavoitteet ja inhimillisen vaikutuksen periaatteet:

• Informaatio ja viestintä toiminto sisältää tiettyjen tietojen keräämisen ja muodostamisen keskustelun osallistujien toimesta sekä kertyneen tiedon vaihtamisen neuvotteluprosessissa.
• Sääntelyä ja viestintää toiminnon tarkoituksena on korjata kommunikaatioon osallistujien käyttäytymistä. Yritysviestinnän aikana subjekti ei säätele vain omaa käyttäytymismalliaan, vaan myös muita keskusteluun osallistujia. Tämän toiminnon suorittamiseen sopivat seuraavat menetelmät: suostuttelu tai ehdotus puheetiketin puitteissa, kopiointikäyttäytyminen.
• Tehokkaasti kommunikoiva toiminto liittyy suoraan viestinnän kohteiden emotionaalisiin näkökohtiin.

Kaikki olemassa olevat yritysviestintätyypit luokitellaan monien parametrien mukaan. Tarkastellaan suosituimpia olemassa olevien joukossa.

Tiedonvaihtotavasta riippuen erotetaan suullinen ja kirjallinen liikeviestintä:

1. Kirjalliseen liikeviestintään kuuluvat kaikenlaiset viralliset asiakirjat. Tämä voi olla viiteraportti, selostus, kokousraportit ja -pöytäkirjat, liikekirjeet, selvitys, yrityksen sisäinen peruskirja, poistoasiakirja, määräys, kirjallinen ilmoitus, toimenkuva ja paljon muuta . Kaikki viralliset asiakirjat, joissa on allekirjoituksia tai sinettejä, ovat liikeviestinnän kohteena.
2. Neuvottelut, tapaamiset, kokoukset, liikekeskustelut, raportit, suunnittelukokoukset voidaan katsoa liikeviestinnän suulliseksi tyypiksi.

Osallistujien välisen vuorovaikutuksen avulla on olemassa suoria ja epäsuoria yritysviestinnän tyyppejä:

• Suoraan kommunikointiin liittyy neuvotteluja kumppanien välillä ilman lisärahoitusta, eli keskustelukumppanit ovat samassa huoneessa ja kommunikoivat kasvotusten.
• Epäsuora yhteydenpito tapahtuu nykyaikaisilla viestintävälineillä - puhelin, sähköposti, videoviestintä.
• Etäviestinnän avulla voit nopeasti ratkaista joitain ongelmia eri maiden kumppanien välillä. Mutta kokemus osoittaa, että kasvokkain keskustelut ovat tuottavimpia.

Toinen luokittelu sisältää yritysviestinnän tyyppien jakamisen verbaaliseen ja ei-verbaaliseen viestintään:

1. Verbaalinen viestintä on ihmisten välistä vuorovaikutusta ihmispuhetta käyttäen. Puhetekstejä muodostetaan kielijärjestelmien avulla ja henkilön aikeista riippuen. Ne voivat olla sekä kirjallisia että suullisia.
2. Ei-verbaalinen ihmisten välinen vuorovaikutus tapahtuu ilman puheen käyttöä. Tämän viestintävälineenä on tunteiden ja tunteiden ulkoinen ilmentymä - viittomakieli, ilme, katse ja kehon motoriset taidot. Niitä yhdistää yhteinen käsite: kinestiikka.

Tyyppien lisäksi on olemassa myös liikeviestinnän muotoja, ne jaetaan monologisiin ja dialogisiin.

1. Ensimmäinen ryhmä sisältää viestintämuodot yhden osallistujan kanssa: raportti, vetoomus, tervetulopuhe, mainonta. Tässä tapauksessa henkilö toimii puhujana ja välittää jotain tietoa kuuntelijalle. Hänen on ymmärrettävä selvästi, mistä hän puhuu, ja kyettävä ilmaisemaan ajatuksensa selkeästi.
2. Dialogimuodot edellyttävät kahden tai useamman osallistujan läsnäoloa.

Neuvottelut ovat sopiva kommunikointimuoto keskusteltaessa tärkeimmistä asioista ja ovat:

• vertikaalinen - korkeampien viranomaisten kanssa;
• horisontaalinen - organisaation sisällä;
• luvaton - eli suunnittelematon, suoritettu koulun jälkeen;
• korkeimmalla tasolla - vain henkilöt, joilla on kiinnostuneiden yritysten johtajien asema, tapaavat;
• laajennetussa pöydässä - työryhmien tai erityisesti nimitettyjen valiokuntien kokous.

Keskustelulla on muun muassa epämuodollisin, yksinkertaistettu luonne. vuorovaikutusta työympäristössä. Tämä lomake sisältää kaikki yhteydenotot työpaikalla, joka on suunniteltu ratkaisemaan ongelma. Kaikilla ei ole lahjaa keskustella rennommin esimiesten kanssa oikeaan aikaan ja johdattaa heitä tahdikkisesti kiinnostavien asioiden ratkaisemiseen.

Keskustelu tai kiista on tapa ratkaista ongelma vertaamalla erilaisia, usein vastakkaisia ​​näkökulmia. Tuloksena tuloksekkaasta keskustelusta on yksittäinen päätös osapuolten yhteisellä sopimuksella kuultuaan vuorotellen kaikki positiiviset ja negatiiviset näkökohdat. Tällä viestintämuodolla on kirkkain emotionaalinen väritys, mutta liike-elämässä on tapana noudattaa joitain sääntöjä. Vastustajien ei pitäisi puhua pitkään, keskeyttää toisiaan.

On tapana jakaa liikekeskustelun prosessi sen alusta asetetun tavoitteen saavuttamiseen tiettyihin vaiheisiin tai vaiheisiin.

Tarkastellaan jokaista niistä yksityiskohtaisemmin.

• Tapaamiseen valmistautuminen. Tässä vaiheessa on erittäin tärkeää hahmotella tulevan keskustelun suunnitelma, määritellä selkeästi itsellesi ongelmien ratkaisemiseen tarvittavat tehtävät. Keskustelukumppanilta kannattaa etukäteen tiedustella, jonka perusteella valita keskustelutaktiikka ja tarvittavat argumentit. Itse asiassa kokouksen tulos riippuu siitä, kuinka mielekäs kokous on.
• Paikka- ja aikamerkki neuvotteluja varten. Tämän parametrin määritelmä riippuu keskustelukumppaneiden roolista. Yleensä neuvottelujen koordinaatit asettaa ylin keskustelukumppani. Jos kokous on tasa-arvoinen, osallistujat voivat sopia keskenään.

• Asettaminen ja yhteydenotto keskustelukumppanin kanssa. Tämä vaihe on toiminnalliselta tarkoitukseltaan neuvottelujen alku. Usein keskustelukumppanin ensisilmäys tai sana lisää alitajuista asennetta häntä kohtaan ja vaikuttaa haluun jatkaa keskustelua. Yhteyden muodostamisen aikana on tärkeää voittaa keskustelukumppani mahdollisimman pian ja saada vaihe loppuun luomalla psykologinen kontakti - hetki, jolloin kaikki kommunikoinnin osallistujat ovat valmiita pääsemään asiaan.
• Ongelman tunnistaminen ja saatavilla olevien tietojen vaihto. Tässä vaiheessa on tärkeää tuoda esiin kaikki kiinnostavat kysymykset, osoittaa keskustelun suunta, antaa yleinen käsitys ongelmasta.
• Argumentit ehdotetun ratkaisun puolesta... Argumentointivaihe liittyy läheisesti edelliseen vaiheeseen ja sujuu siitä sujuvasti. Tänä aikana on erittäin tärkeää huomata kaikki näkemyksesi myönteiset puolet ongelman ratkaisemisesta, soveltaa suostuttelutaitoja, varsinkin jos keskustelukumppani noudattaa erilaista näkökulmaa.
• Vasta-argumentit. Tässä vaiheessa kuunnellaan keskustelukumppanin vasta-argumentteja, jotka eivät välttämättä aina ole samaa mieltä. On tärkeää kuunnella huolellisesti ja rauhallisesti keskustelukumppania, ymmärtää hänen asemansa ydin. Ohjaavat kysymykset auttavat ymmärtämään, liittyykö vastalause annettujen tietojen puutteeseen.
• Kompromissin löytäminen ongelman ratkaisemisessa. Vuorotellen argumenttien ja ehdotusten esittämisessä etsitään ratkaisua, joka sopii kaikille neuvottelujen osapuolille.
• Päätöksenteko. Tämä vaihe tarkoittaa kaikkien osapuolten yhteisymmärrystä yhden kannan saavuttamiseksi yhteiselle nimittäjälle.

• Tulosten kiinnitys. Kaikki liiketapaamiset päättyvät kirjallisen vahvistuksen allekirjoittamiseen yhteisestä päätöksestä.Sopimus on osoitus siitä, että kokouksella on kaikkien hyväksymä lopputulos.
• Lopeta yhteydenotto. Keskusteltuasi tärkeistä asioista sinun tulee pystyä eroamaan kunnolla keskustelukumppaneiden kanssa, ehkä jättää käyntikortti tai kysyä yhteystietoja kumppaneilta.
• Analyysi saatuja tuloksia. Tämä vaihe on lopullinen. Se on suunniteltu osoittamaan, kuinka tehty päätös oli oikea ja hyödyllinen keskustelun osallistujille.

Menestyvän liiketoiminnan avain on oikein jäsennelty liikeviestintä asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa. Tämän saavuttamiseksi on otettava huomioon joitain vivahteita.

• Tilanne on aina pidettävä hallinnassa. Tunteiden ja tunteiden näyttäminen on sopimatonta yritysympäristössä. Pelon ja turvattomuuden tunne voi häiritä päätöksentekoa, ja keskustelukumppanin manipuloinnin aiheuttama sääli voi johtaa kannattamattoman sopimuksen allekirjoittamiseen. Inkontinenssin ja aggressiivisuuden ilmentymistä dialogisen kommunikoinnin, kuten keskustelun, aikana ei voida hyväksyä. Epätasapainoisen ja aina epäilevän kumppanin kanssa tuskin kukaan haluaa olla tekemisissä.
• Kyky ennakoida asiakkaan toiveita - Toinen tärkeä osa menestyvää liikkeenjohtoa, koska missä tahansa liiketoiminnassa yrityksen kaikki toiminnot on suunnattu asiakkaan tarpeiden täyttämiseen. Huomaavaisuus ja kohteliaisuus, huippuluokan palvelu saa asiakkaan palaamaan uudelleen.
• Suunnittelu ja kyky erottaa pääasiallinen toissijaisesta. Kaikissa neuvotteluissa on tärkeää puhua lyhyesti ja selkeästi, menemättä syvälle toisen suunnitelman yksityiskohtiin. Liikemiehillä on yleensä rajallinen aika, joten pitkiä monologeja ei kannata valmistella tärkeitä kokouksia varten.
• Liikesuhteet eivät saa häiritä henkilökohtaisia ​​suhteita. Vaikka henkilöä ei pidettäisikään, se ei tarkoita, etteikö hän voisi olla hyödyllinen liiketoiminnassa. Hyväntekevän ja tukevan asenteen ilmentyminen, vilpitön kiinnostus keskustelukumppanin argumentteihin mahdollistaa tuottavan kokouksen.
• Rehellisyys ja aikomusten läpinäkyvyys. Neuvottelujen aikana sinun tulee käyttäytyä vilpittömästi ja vahvistaa sanasi faktoilla ja tilastoilla. Loppujen lopuksi mikä tahansa epärehellinen teko kannattavan kaupan vuoksi voi horjuttaa pysyvästi kumppanin luottamusta ja vahingoittaa mainetta.
• Liikeetiketin perusteiden tuntemus.

Alla oleva video selittää yritysviestinnän 5 perussääntöä.