Ammatin sihteeri

Lähes minkä tahansa nykyaikaisen yrityksen toimistossa sihteerillä on erityinen paikka. Tämä on asiantuntija, joka auttaa pitämään organisaation järjestyksessä ja toiminnassa. Itse asiassa se on välittäjä johtajan, työntekijöiden, kumppaneiden ja asiakkaiden välillä. Pääsääntöisesti tämän paikan saaminen ei ole vaikeaa - korkeakoulutusta ja laajaa työkokemusta ei aina tarvita. Ja voit rakentaa hyvän ja mielenkiintoisen uran tulevaisuudessa, jos suoritat tehtäväsi tehokkaasti ja vastuullisesti.

Sihteerin ammatti on mainittu muinaisen Rooman ajoista lähtien. Historioitsijoiden mukaan tällaiset työntekijät palkkasivat patriisit ja maan jalot tai yksinkertaisesti rikkaat kansalaiset. Sihteerinä työskentelivät alempien luokkien miehiä, joilla oli hyvä koulutus. Tuolloin tällaisten työntekijöiden tehtäviin kuuluivat toimistotyöt, kirjeenvaihto ja usein myös talous ja jopa työnantajan salaisuudet.

Venäjällä sihteerin virka ilmestyi vuonna 1720 Pietari I:n ansiosta. Ammatille asetettiin tiukat vaatimukset - koulutus, hyvä lakien tuntemus, kaikkien hienouksien ja erityispiirteiden ymmärtäminen. Henkilökohtaisen sihteerin virka on ollut kysytty vuodesta 1840 - monet eri yritysten johtajat tarvitsevat usein henkilökohtaista avustajaa.

Sihteerin nykyaikainen ammatti on usein vastaanotto- ja organisointityötä toimistossa – autetaan paitsi johtajaa, myös kollegoita ja vieraita.Nykyään sihteeriä pidetään yrityksen kasvona, ja hänen ulkonäöstään vierailijat arvioivat koko yrityksen vakautta. Nykyään tätä ammattia pidetään pääosin naispuolisena sen erityispiirteiden vuoksi. Ammatin kehittämisen aikana sihteeristölle on muodostunut useita suuntauksia erikoistumisesta riippuen.

• Toimistosihteeri (toimistopäällikkö). Tehtävänä on puheluiden jakelu, vieraiden tapaaminen, johdon ohjeiden täyttäminen ja toimiston vakaan toiminnan varmistaminen (paperitarvikkeiden, veden tilaaminen jne.). Tehtävän saamiseksi työntekijä ei tarvitse erityiskoulutusta. Uraportailla tämä asema on usein lähtökohta.

• Sihteeri-assistentti. Tehtävä on samanlainen kuin toimistopäällikön, mutta vastuullisempi ja monimutkaisempi. Täällä tehtävänä on suunnitteluratkaisujen valmistelu, asiakirjojen editointi, tekstien laatiminen johtajan puheisiin erilaisissa tilaisuuksissa sekä organisaation työntekijöiden työn osittainen valvonta. Tällaisen viran saaminen edellyttää erityiskoulutusta (kurssit, koulutuskeskus).

• Esimiehen henkilökohtainen avustaja. Tätä asemaa pidetään kunniallisena. Tällaisen avustajan on luotava suhteita johtoon ja luotava luottamuksen ilmapiiri. Tehtävien suorittamiseen tarvitset tietoa ammatin erityispiirteistä, toimistotyön perusteista, stressinkestävyydestä ja itseluottamuksesta. Työ koostuu yleensä organisatoristen ja hallinnollisten ongelmien ratkaisemisesta.

Näiden ammattien lisäksi on olemassa useita kapea-alaisia ​​erikoisaloja.

• Virkailija. Työntekijä, joka järjestää asiakirjoja, laatii laskuja, rekisteröi saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon, muodostaa arkiston.
• Sihteeri-kääntäjä. Perustehtävien lisäksi vaaditaan korkeatasoista vieraan kielen taitoa. Työntekijä osallistuu neuvotteluihin ulkomaisten kumppaneiden kanssa.
• Oikeusministeri. Työntekijä palvelee tuomioistuimessa, tarkastaa ihmisten läsnäolon kokouksissa, pitää pöytäkirjaa istunnosta, laatii lainkäyttöasiat ja toteuttaa erilaisia ​​tuomarin määräyksiä.
• Tekninen sihteeri. Tehtävien suorittamiseksi sinun tulee tuntea "sokea" kirjoitustapa, vastata puheluihin ja kyetä työskentelemään toimistolaitteiden kanssa.

Muita nykyajan ammatin tunnuspiirteitä ovat:

• liike-elämän kirjeenvaihto;
• nopea "sokea" kirjoittaminen - katsomatta näppäimistöä ja käyttämällä kaikkia 10 sormea;
• kyky käyttää erilaisia ​​toimistolaitteita;
• kyky järjestää dokumentaatio (kirjeenvaihto, arkisto).

Ammatin etuja ovat mm.

• ei ole fyysistä toimintaa;
• on mahdollisuus hankkia tärkeitä viestintätaitoja ja luoda hyödyllisiä yhteyksiä;
• työpaikan saamiseksi ei tarvitse olla erikoisalaa;
• työskennellä mukavissa olosuhteissa;
• joissakin tapauksissa voit käyttää toimistolaitteita henkilökohtaisiin tarkoituksiin (kopiokone, skannaus);
• joskus on mahdollista yhdistää opiskelu ja työ.

Kuten missä tahansa muussakin ammatissa, sihteerin viralla on haittapuolensa:

• jatkuva johdon näköpiirissä oleminen;
• päivittäinen virheetön ulkonäkö (erityisen tärkeä suurissa yrityksissä);
• samankaltaiset tehtävät ja rutiinityöt (usein tyypillisiä pienille organisaatioille);
• työ on usein stressaavaa;
• työhön liittymättömien viranomaisten henkilökohtaisten määräysten täyttäminen;
• harvoin on mahdollisuus itsensä toteuttamiseen;
• toimintatila voi olla epäsäännöllinen.

Sihteerin kehitysnäkökulma on usein kyseenalainen. Joillakin johtajilla ei ole kiirettä menettää hyvää työntekijää ja siirtää hänet toiseen asemaan.Toiset ovat ymmärtäväisiä ja usein ylennettyjä vastuullisiksi, ahkeroiksi ja ammattitaitoisiksi työntekijöiksi.

Työntekijän oikeuksia ja velvollisuuksia säätelevä asiakirja on työnkuva, joka on yhtä tärkeä sihteerille ja johdolle. Se sisältää molempien työsopimuksen osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, mikä mahdollistaa sen käytön työkaluna tuotantoprosessien tehokkaaseen koordinointiin.

Ei ole olemassa yhtä ohjetta, joten voit laatia sen valmiin mallipohjan avulla tai kehittää oman dokumentin. Asiakirjaa laadittaessa on tärkeää ottaa huomioon, että jokaisessa yhtiössä sihteerit suorittavat erilaisia ​​tehtäviä samasta perustyöstä huolimatta.

Tehtävänkuvaus tulee laatia ammattistandardi huomioon ottaen ja sisältää seuraavat pääkohdat.

• Yleiset määräykset.
• Toiminnot.
• Työvastuudet.
• Oikeudet.
• Vastuu.

Päätehtävien lisäksi työnkuvaan on mahdollista sisällyttää lisätoimintoja erikoistuminen huomioon ottaen. Joten virkailijan, teknisen sihteerin, sotilaallisen tai tieteellisen sihteerin ohjeet sisältävät samanlaiset sihteeristön perustehtävät, mutta eroavat erityistehtävistä, jotka on ilmoitettava asiakirjassa.

Klassisessa mielessä seuraavat toiminnot voidaan katsoa sihteerin tärkeimmiksi yhtenäisiksi tehtäviksi:

• varmistaa päällikön hallinnollisen toiminnan;
• hoitaa liikekirjeenvaihtoa, mukaan lukien puhelut ja sähköpostit;
• ottaa vastaan ​​ja jakaa edelleen kirjeenvaihtoa, valmistelee ja lähettää vastaukset vastaanotettuihin kirjeisiin;
• kerää ja käsittelee johtajalle tarpeellisia tietoja, tarjoaa toimistotyötä;
• hyväksyy asiakirjoja työntekijöiltä siirrettäväksi edelleen johdolle allekirjoittamista ja tarkistusta varten;
• valmistelee kokouksia, kokouksia ja konferensseja, pitää niistä pöytäkirjaa;
• ostaa paperitavarat ja muut tarvittavat tuotteet toimiston moitteettoman toiminnan varmistamiseksi;
• ratkaisee työntekijöiden ja vierailijoiden vastaanoton organisatorisia tehtäviä;
• tekee muuta tehtävään liittyvää työtä.

Lisäksi tehtävistä voi tulla:

• tilausten ja toimeksiantojen toteuttamisen valvonta;
• asiakirjojen skannaus ja kopiointi;
• määräaikojen peruuttaminen tai lykkääminen;
• lippujen ja hotellihuoneiden varaaminen;
• matkakuluraporttien laatiminen;
• juomien ja herkkujen valmistus vieraille.

Sihteeri töissä joutuu usein ja paljon kommunikoimaan eri ihmisten kanssa, joten hyvän asiantuntijan tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

• siisteys;
• tarkkuus;
• hyväntahtoisuus;
• puhekulttuuri;
• seurallisuus;
• huonojen tapojen puute.

Koska sihteeri on yrityksen "kasvot", työntekijän miellyttävä ulkonäkö on olennainen kriteeri. Tässä on tärkeää huomata, että puhumme tyylitajusta ja maun läsnäolosta, emme mallin ulkonäöstä. Naisista tulee usein sihteereitä, koska heidän katsotaan olevan joustavampia, stressinkestävämpiä ja pystyvät luomaan kodikkaan tunnelman toimistoon.

Sihteerityön erityispiirteenä on säännöllinen johtajan auttaminen asioinnissa. Tästä syystä tällaiset ammatilliset ominaisuudet ovat erittäin tärkeitä:

• vastuu;
• täsmällisyys;
• tarkkaavaisuus;
• ahkeruus;
• oppimiskyky;
• organisaatio.

Sihteerin työhön pääsemiseksi ei usein tarvita korkeakoulutusta, suoritetut erikoiskurssit ovat varsin sopivia. Psykologian, pikalukemisen ja pikakirjoituksen alalta saadut tiedot ovat hyödyksi. Sihteerin ammatin perustiedot voi hankkia erityisopistoissa. Tällainen koulutus on 9. tai 11. luokalta valmistuneiden saatavilla ja kestää 1-3 vuotta, riippuen olemassa olevasta toisen asteen koulutuksesta.

Jos valinta osui hyvämaineiseen yritykseen, on tärkeää saada erikoistunut koulutus. Esimerkiksi Venäjän federaation ulkoministeriön alaisuudessa on koulutuskeskus, joka kouluttaa sihteereitä. Keskuksessa opitaan tietokonelukutaitoa, toimistotyön perusteita, liikeetiikkaa ja etikettiä sekä englantia. Koska kotimaiset yliopistot eivät tarjoa sihteerityön koulutusta, etusija on hakijoilla, joilla on tutkinto filologian, viestinnän, psykologian ja muilla vastaavilla aloilla. Jotkut yritykset tarjoavat koulutusta hakijoille, jotka ovat valmiita rekrytoimaan.

Voit työskennellä sihteerinä hyvämaineisessa organisaatiossa, pienyrityksessä ja valtion virastossa, esimerkiksi koulussa tai yliopistossa. Nykyään lähes jokainen johtaja tarvitsee sihteereitä tai avustajia. Sihteerin asema on peitetty erilaisilla myyteillä - jotkut puhuvat mielenkiintoisen uran aloittamisesta tässä ammatissa, kun taas toiset väittävät, ettei ylennystä käytännössä ole.

Itse asiassa uralla eteneminen riippuu pitkälti henkilökohtaisista ominaisuuksista. Oma-aloitteisuus ja kova työ auttavat sinua siirtymään korkeampaan asemaan yrityksessä, esimerkiksi ensin apulaisjohtajaksi ja sitten johtajaksi. Yrityksen jatkokehitys on asiantuntijan itsensä käsissä.

Uran alussa on vaikea luottaa korkeaan palkkaan. Työnantajat tarjoavat yleensä työntekijöille, joilla ei ole kokemusta, palkkaa 15 000-20 000 ruplaa. asuinalueesta riippuen. Suurissa kaupungeissa palkat ovat yleensä korkeammat. Kokeneen työntekijän keskipalkka on 30 000-45 000 ruplaa. ympäri Venäjää. Korkeamman pätevyyden asiantuntijat, esimerkiksi johtajien ja assistenttien henkilökohtaiset avustajat, ansaitsevat 60 000-80 000 ruplaa.