Toimistopäällikkö: kuka hän on ja mitä hän tekee?

Nykyaikaisessa liiketoiminnassa mikään toimistoyritys ei tule toimeen ilman toimistopäällikön työtä. Tehtävään kuuluu organisaation toimistotyön johtaminen ja hallinta.

Pohjimmiltaan toimistopäällikkö on se informatiivinen ja johtava linkki, jossa kaikki yrityksen työhetket yhtyvät ja ratkeavat. Hän on vuorovaikutuksessa johtajan ja alaisten välillä, tiedottaa tavallisille työntekijöille johtajan allekirjoittamista asiakirjoista, on vuorovaikutuksessa yrityksen asiakkaiden kanssa, seuraa kirjeenvaihtoa, seuraa yrityksen toimintaa ja tarjoaa toimistolle toimiston, suorittaa suoria ohjeita johtajalta ja hänen sijaisilta .

Toimistopäällikkö on työntekijä, joka tarjoaa koko toimistolle täyden työnkulun. Ammatin kuvaus auttaa ymmärtämään paremmin työn olemusta.

Toimistopäällikön ammatti ja hänen tehtävänsä eroavat työntekijän ammattien ja työtehtävien luokittelun mukaan merkittävästi sihteerin ammatista. Toimistopäällikkö on ennen kaikkea yrityksen toimistotilojen järjestäjä, johtaja ja ylläpitäjä yhdessä henkilössä. Sihteerin ammatti edellyttää hänen alaisuuksiaan tietylle henkilölle (johtaja, apulaisjohtajat, ylimmät johtajat) ja vain hänen asioidensa hoitamista.

Toimistopäällikkö valvoo kaikkea toimiston nykyistä työtä, pääasiassa paperityötä. Monitorit keskeytyksettä toimistolaitteiden työ, tarjoaa yrityksen työntekijöitä Paperitavara, tuo ajoissa työntekijöiden tietoon johtajan antamat käskyt, käskyt ja ilmoitukset toimistossa, ottaa vastaan ​​saapuvat puheluttarvittaessa pitää kalenteria johtajan tapaamisista ja matkoista. Tässä tapauksessa avointa virkaa kutsutaan "toimistopäälliköksi, jolla on sihteeritehtävät".

Koska toimistopäällikön työhön kuuluu organisatorisia, informatiivisia ja hallinnollisia toimia, hänen työtehtäviinsä kuuluu tiettyjä toiminnallisia tehtäviä. Tämä on juuri työn ja toimistopäällikön olemus, jonka on:

• valmistele toimistotyötä uutta työpäivää varten: tarkista puhelimien, tietokoneiden ja toimistolaitteiden toiminta, kulutustarvikkeiden saatavuus (paperi, täytetyt tulostinpatruunat);
• valvoa, pitää puhtaana toimistotiloissa, terveysstandardien noudattaminen (täysi valaistus, ilmanvaihto, tilojen lämpötilaolosuhteet), tarkista split-järjestelmien toiminta;
• hankkia paperitarvikkeet ajoissa ja tarjoa heille toimistotyöntekijöitä ajoissa;
• tilata juomavettä, pesuaineet, wc-paperi, lautasliinat;
• hallitse nykyistä asiakirjakulkua: valmistelee toimiston täysimittaiseen toimintaan tarvittavat asiakirjat, raportit, työmateriaalit, ratkaise muut työhetket ja tehtävät;
• seurata kuljettajan ja kuriirin työtä päivittäin;
• pään ohjeiden mukaan, toimistopäällikkö vastaa tehtävien jaosta työntekijöiden kesken, asettaa heille tehtäviä, tuo heidän tietoonsa tarvittavat työtiedot, määrittää heidän vastuunsa, analysoi tuloksen tehokkuutta;
• laskea ja arvioida kuukausittaiset rahoituskulut toimiston ylläpidon osalta valvoa sen toteutumista;
• pidä aikalomaketta, kunkin työntekijän tekemien päivien ja tuntien lukumäärä kalenterikuukauden aikana, siirrä työaikalomake ajoissa kirjanpitoon palkanlaskentaa varten;
• valvoa työkurin noudattamista: myöhästymisestä, töistä varhaisesta poistumisesta, työntekijöiden poissaoloista, ilmoittaa yrityksen johdolle, pitää kirjaa rikkomuksista ja pukeutumiskoodin noudattamatta jättämisestä;
• järjestää kokouksia, rekisteröityä ja auttaa vierailijoita ratkaisemaan heidän kysymyksiään.

Toimistopäällikön pääosaamista ovat neuvottelujen, tapaamisten, tapaamisten valmistelu ja johtaminen:

• hänen on valmisteltava kaikki tarvittavat materiaalit, huolehtii kaikkien kiinnostuneiden osallistumisesta tapahtumiin, pitää kokouksesta pöytäkirjaa;
• jatkaa kirjeenvaihtoa yrityksen asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa, lähettää materiaaleja;
• työskennellä saapuvan ja lähtevän toimistokirjeen kanssa, rekisteröidä se, harjoittaa toimitusta;
• tarjota apua ja apua työntekijöille konfliktien ja kiistatilanteiden ratkaisemisessa;
• koordinoida toimistotyötä tarkista työpäivän päätteeksi toimistolaitteet, valaistus, split-järjestelmät, ilmastointilaitteet, onko ne irrotettu virtalähteestä;
• joissakin tapauksissa toimistopäällikkö on vastuussa uusien työntekijöiden löytämisestä ja palkkaamisesta (sijoittaa tiedot tarvittavista avoimista työpaikoista erityissivustoille, tarkastelee ansioluetteloa, valitsee hakijat etukäteen, suorittaa haastattelun);
• tiedottaa mahdollisille asiakkaille kirjallisesti tai puhelimitse tavaroiden ja palveluiden hinnasta hinnaston mukaan;
• neuvoo yrityksen osastojen sijainnissa, niiden toiminnot;
• ylläpitää asiakaskuntaa yritykset;
• suorittaa sivuston ylläpitotehtäviä, mainostaa tavaroita ja palveluita, tilaa matkamuistoja, painaa, jakaa tiedotusmateriaaleja.

Toimistopäälliköksi tullakseen hakijalla tulee olla työn suorittamiseen vaadittavat keskeiset taidot sekä tiettyjä henkilökohtaisia ​​ja ammatillisia ominaisuuksia.

Ihmisen henkilökohtaiset ominaisuudet ovat biologisia ja sosiaalisia komponentteja, jotka muodostavat hänen persoonallisuutensa. Biologiset komponentit ihminen saa luonnosta, vanhemmistaan ​​ja esi-isistään tietyn geenijoukon muodossa. Sosiaalinen komponentti - Tämä on sosiaalinen ympäristö, jossa ihminen kasvoi ja kasvatti.

Molemmat osatekijät muokkaavat luonnetta ja persoonallisuutta ja antavat yksilölle tiettyjä ominaisuuksia, sekä hyviä että negatiivisia. Kokoamalla yhteen kaikki henkilön persoonallisuuden piirteet, saat objektiivisen, luotettavan psykologisen muotokuvan.

Positiivisiin persoonallisuuden piirteisiin kuuluvat muun muassa seuraavat luonteenpiirteet:

• rehellisyys;
• sinnikkyys asetetun tavoitteen saavuttamisessa;
• tarkkaavaisuus;
• itsekuri;
• vastuullisuus ja organisaatio;
• kova työ, sinnikkyys;
• sisäinen jaloisuus;
• objektiivisuus;
• seurallisuus, kohteliaisuus, ystävällinen asenne ihmisiä kohtaan;
• maltti, omistautuminen, tarkkaavaisuus, täsmällisyys;
• konfliktiton, kyky ratkaista kiistanalaisia ​​tilanteita työntekijöiden välillä, optimismia ja positiivisuutta kaikessa;
• nopeus, nopea äly, avulias;
• aktiivisuus, kunnianhimo.

Jokaisen näiden persoonallisuuden piirteiden takana on ihmisen psykologinen ja emotionaalinen kasvatus, hänen perinnöllisyytensä, sosiaalinen ympäristö, jossa hän kasvoi.

Negatiivisia persoonallisuuden piirteitä ovat mm.

• kokoonpanon puute, välinpitämättömyys;
• masentunut elämänkatsomus, optimismin puute;
• kyvyttömyys kerätä ajatuksia ajoissa ja ratkaista johdonmukaisesti annettuja tehtäviä;
• aggressiivinen luonne;
• taipumus juoruihin ja juoruihin.

Ihmisen liiketoiminnalliset ominaisuudet ovat hänen kykynsä suorittaa tiettyjä työtehtäviä ja tehtäviä.

Liiketoiminnan ominaisuuksien perusteella voidaan arvioida, kuinka tehokkaasti hakija pystyy organisoimaan työprosessinsa, kuinka hyvin hän suorittaa työtehtävänsä. Toimiston menestyksellinen johtaminen hakijalla tulee olla tietojen ja taitojen lisäksi tiettyjä liiketoiminnallisia ominaisuuksia, joita ovat mm.

• koulutus, taitotaso;
• työkokemus;
• nopea oppiminen, sopeutuminen uusiin olosuhteisiin;
• vaativuus itseään ja muita kohtaan;
• kyky työskennellä moniajoympäristössä, ratkaista samanaikaisesti useita asioita kerralla;
• analyyttinen ajattelu, kyky ajatella joustavasti ja laatikon ulkopuolella, tehdä oikeita johtopäätöksiä, yleistää;
• liiketoiminnan taitoa;
• johtamistaidot;
• halu tehdä ylitöitä;
• puhetaidot, diplomatia ja suostuttelutaidot;
• liikeviestintätaidot.

Ihmisen ammatilliset ominaisuudet ovat yhdistelmä henkilökohtaisia ​​ja liiketoiminnallisia ominaisuuksia sekä kaikkia niitä taitoja, jotka hän on uransa aikana hankkinut. Toimistopäällikön tulee ammattitoiminnassaan:

• omaa tiettyä tietoa, alan taidot ja kyvyt toimiston hallinta;
• ammattimaisesti soveltaa tietojasi ja taitojasi käytännössä;
• osaa käsitellä asiakirjoja, tuntea asiakirjavirran järjestämisen periaatteet, arkiston luomisen säännöt;
• olla itsevarma tietokoneen käyttäjä ja muut toimistotarvikkeet;
• tuntea työnkulkuprosessin perusteellisesti, työskennellä saapuvan ja lähtevän postin kanssa, tuntea sen rekisteröintisäännöt, tuoda johtajan päätökset ripeästi rakenneosastoille, seurata yrityksen työntekijöiden allekirjoittamien asiakirjojen täytäntöönpanon määräaikoja, lähettää lähtevä kirjeenvaihto postitse tai kuriirilla;
• sinulla on hallinnollisia taitoja;
• osaa kirjoittaa nopeasti, tuntea tiettyjen asiakirjojen (määräykset, määräykset, ohjeet, asetukset) laatimisen periaatteet ja säännöt;
• hävitä nopeasti hyödyllinen tieto (hätäpalvelujen, sähköasentajan, putkityön, lounaan toimituspalvelun yhteystiedot);
• osaa vieraita kieliä (ei aina), vaikka joissain yrityksissä tietyn vieraan kielen taito on ehdokkaan pääedellytys, ja tällöin toimistopäällikön tulee puhua, lukea ja kirjoittaa sujuvasti vieraalla kielellä;
• osaa puhua ja kirjoittaa pätevästi, ilmaise ajatuksesi hyvällä kirjallisella kielellä;
• oma liikeetiketin taidot.

Yksikään korkeakoulu ei opeta toimistopäällikön ammattia. Voit suorittaa koulutuksen ja saada tutkintotodistuksen tai todistuksen ammatillisesta koulutuksesta budjetti- tai yksityisissä koulutuskeskuksissa, korkeakouluissa.

Suurissa yrityksissä he haluavat yleensä nähdä asiantuntijan tässä tehtävässä vain korkea-asteen koulutuksella, pienet yritykset voivat palkata tähän tehtävään toisen tai toisen asteen erikoiskoulutuksen omaavan työntekijän.

Tärkein asia, johon jokainen työnantaja kiinnittää huomiota, on työkokemus kyseisestä tehtävästä, tietokonetaidon taso, toimistolaitteiden tuntemus ja kyky työskennellä niiden parissa, toimistotyön ja arkistoinnin perusteiden tuntemus, Vieraiden kielten osaaminen.

Tarvitset, jotta voit kirjoittaa ansioluettelon oikein ja saada halutun aseman yksityiskohtaisesti, mutta kerro rehellisesti kaikki tiedot itsestäsi: henkilökohtaisia, ammatillisia, liiketoiminnallisia ominaisuuksia, työkokemusta vastaavasta tehtävästä, koulutustaso.

Odotetun palkan taso tekee työnantajalle selväksi, mitä hän voi tarjota ja mitä hakija hakee.

Älä anna vääriä tietoja työkokemuksesta, koulutuksesta - kaikki tämä voidaan helposti tarkistaa, tässä tapauksessa hakijan avoin paikka ei ole käytettävissä, hän yksinkertaisesti hylätään.

Valokuvan ottaminen on positiivinen hetki ehdokkaalle, työnantajan tulee tietää, kenen ansioluetteloa harkitaan. Toimistopäällikkö on yrityksen kasvot, eikä työnantaja ole välinpitämätön sille, kuka sitä edustaa.

Muista ilmoittaa koulutustasosi, usein työnantaja tähän tehtävään ottaa asiantuntija, jolla on korkeampi talous-, laki-, psykologinen tai filologinen koulutus.

Tällaiset tiedot ovat hyödyllisiä työnantajalle.

Kun kirjoitat ansioluetteloasi, pidä kiinni sen rakenteesta:

• henkilökohtaisia ​​tietoja - nimi, ikä, yhteystiedot;
• henkilökohtainen - kohtaa pidetään valinnaisena, mutta on parempi täyttää se;
• perustaidot ja -taidot - ilmoita omistamasi toimisto-ohjelmat, luettele kaikki suorittamasi kertauskurssit, seminaarit, koulutukset ja muut lisäkoulutukset;
• työkokemus - luettele kaikki käytännöt, harjoittelupaikat, suoritetut projektisi, vapaaehtoisohjelmasi kronologisessa järjestyksessä, mainitse yritykset, joissa olet työskennellyt aiemmin, koulutus ja koulutukset (heijastaa kaikkia koulutusohjelmia ja ohjeita, joista olet valmistunut);
• suosituksia - Merkitse tähän kohtaan henkilöiden nimet ja yhteystiedot, jotka voivat suositella sinua uudelle työnantajalle ja antaa sinusta positiivista palautetta.

Jos hakija, jolla ei ole työkokemusta, hakee toimistopäällikön paikkaa, on parempi jättää tämä kohta ansioluetteloon jättämättä. Tietojen ja taitojen puutetta ei tarvitse näyttää työnantajalle. Tässä tapauksessa on parempi kuvailla henkilökohtaisia ​​ja liiketoiminnallisia ominaisuuksiasi, millaista perus- ja lisäkoulutusta sinulla on (seminaarit, koulutukset).

Työkokemukseksi voit ilmoittaa työelämän harjoittelun, tutkintoa edeltävän työharjoittelun, taidot tiettyjen tapahtumien järjestämisessä, osallistumisen olympialaisiin, konferensseihin, kilpailuihin ja kaikenlaisiin kokeisiin. Jos sinulla on saavutuksia ja onnistumisia, jotka liittyvät suoraan tulevaan työhön, muista mainita nämä tiedot ansioluettelossasi.